Aquí se exponen algunos Conceptos y Términos que deben estar claros en el trabajo diario al administrar una finca. Este es un listado reducido a 5 entradas (versión demo),  que podrá consultar completo una vez que sea miembro de la AAFF.

Recuerde, que siendo miembro también dispone de los servicios:


Ejemplo de Conceptos y términos:

Actas y Libro de Actas

El libro de actas

Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga [artículo 19 LPH (Ley de Propiedad Horizontal)].

Conforme al artículo 415 del Reglamento Hipotecario:

1. Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización.

No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

2. Será competente para la diligencia el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.

Custodia del libro de actas

El Secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

Actas

Contenido y redacción de las actas

El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

a) La fecha y el lugar de celebración.
b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
e) El orden del día de la reunión.
f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que, respectivamente, representen.
El acta de la Junta reflejará también los propietarios privados del derecho de voto como consecuencia de que, en el momento de iniciarse la Junta, no se encontrasen al corriente en el pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial de la suma adeudada.

Cierre de las actas y remisión a los propietarios

El acta deberá cerrarse con las firmas del Presidente y del Secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 LPH.

Subsanación de defectos de las actas

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente, supongan y se encuentre firmada por el Presidente y el Secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.

Estructura del edificio: Forjados, pilares, vigas y muros

La estructura del edificio esta compuesta por los elementos que forman el ‘esqueleto’ del mismo, constituyendo un elemento común de la finca expresamente recogido en el artículo 396 del Código Civil, por lo que su modificación requiere del acuerdo unánime de la comunidad de propietarios, como así queda establecido en los artículos 12 y 17.1 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Componentes de la estructura del edificio

- Forjados: son los planos horizontales que separan verticalmente los pisos. Generalmente están formados por bovedillas y viguetas.
- Pilares: son los elementos verticales que mantienen los forjados.
- Vigas: son los elementos horizontales que reciben el peso de los forjados y lo transmiten a los pilares.
- Muros de carga: son paredes resistentes, diferentes a las de compartimentación y cerramiento.

Uso y mantenimiento
En toda la estructura del edificio es importante evitar las humedades, reparando rápidamente cualquier fuga de agua y si se observan anomalías como fisuras o deformaciones solicitar el dictamen de un técnico.

No deben realizarse perforaciones ni cajeados en los elementos de las estructura sin la supervisión de un técnico competente.
Deben evitarse las sobrecargas en superficies reducidas.
Cualquier actuación en los elementos de la estructura del edificio requiere de la intervención de técnicos competentes.

Libro del edificio

Se trata de un nuevo documento obligatorio desde mayo de 2000. Es el conjunto de documentación que detalla y describe una obra nueva o edificio recién construido y que es entregado a los compradores para su conocimiento y mantenimiento posterior. Es obligatorio que el promotor lo entregue a la comunidad de propietarios según la Ley de Ordenación de la Edificación.

Se trata en cierta medida de los documentos escritos y gráficos que registran la historia de la edificación del edificio. Es por tanto un documento útil a la hora de exigir responsabilidades en el caso de que eledificio ocasionara problemas derivados de la ejecución de la obra.

Secretario de la comunidad de propietarios: funciones

Al contrario de lo que ocurre con las funciones del Administrador que vienen recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), las del Secretario se encuentran repartidas en distintos artículos. Así encontramos las siguientes funciones:

1- Certificar el acuerdo de la Junta de Propietarios que autoriza el ejercicio de la acción de cesación prevista en el artículo 7.2 LPH y que debe de acompañarse con la demanda.

2- Certificar el acuerdo adoptado por la Junta de Propietarios aprobando la liquidación de la deuda con la Comunidad con el visto bueno del Presidente, así como la notificación del referido acuerdo al propietario moroso, como presupuestos de admisibilidad del proceso monitorio previsto en el art. 21 LPH.

3- Certificar el estado de deudas de una vivenda o local con el visto bueno del Presidente cuando se va a enajenar con el fin de que el adquiriente tenga una información completa [art. 9.1 e) LPH].

4- Recibir por parte del propietario del piso o lcoal la comunicación del domicilio a efectos de citaciones y notificaciones [art. 9.1 h) LPH].

5- Recibir por parte del propietario del piso o local la comunicación sobre el cambio de la titularidad del piso o local [art. 9.1 i) LPH].

6- Practicar las citaciones y notificaciones a los propietarios conforme al procedimiento establecido en el artículo 9.1 h) LPH.

7- Redacción de las actas de las Juntas de Propietarios que deberán ser cerradas con su firma y la del Presidente y proceder a la subsanación de sus defectos y errores (art. 19 LPH).

8- Recibir el comunicado del voto discrepante de los propietarios ausentes de la Junta en los casos contemplados en la norma 1ª del artículo 17 LPH.

9- Custodiar los Libros de Actas de la Junta de Propietarios y conservar en el plazo de cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4 LPH).

No obstante, cuando una comunidad de propietarios contrata los servicios de un administrador de fincas colegiado, salvo que caso extraño se pacte lo contrario, será este el que realice las funciones del secretario.

Cuota de participación

La cuota de participación, que se atribuye a cada piso o local con relación al total del valor del inmueble y referida a centésimas del mismo, es el módulo que sirve para determinar la participación en las cargas y beneficios por razón de la comunidad. Las mejoras o menoscabos producidas en cada piso o local no alteran la cuota de participación, que solo prodrá modificarse por acuerdo unánime de la comunidad.

Es en el Título Constitutivo (escritura de división horizontal) donde se fija la cuota de participación que corresponde a cada piso o local, determinada por el propietario único del edificio al iniciar su venta por pisos, por acuerdo de todos los propietarios existentes, por laudo o resolución judicial.

Para calcular la cuota de participación se tomará como base la superficie útil de cada piso o local en relación con el total del inmueble, su emplazamiento interior o exterior, su situación y el uso que se presuma racionalmente que va a efectuarse de los servicios o elementos comunes.